Supply chain Coordinator

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 31,000‖ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type

Local - Fixed Term Employee (durée déterminée)

Job Description

Responsabilités Majeures

Responsabilités et résultats clés

Commercial Requirements

• Comprendre les exigences commerciales du département et les appliquer dans le travail quotidien.
• Défendre et promouvoir les pratiques organisationnelles de protection et participation de l'enfant, rapporter les cas d'abus faits par des membres du personnel ou d'autres personnes, assurer une prise en charge adéquate des enfants, surtout des enfants vulnérables, par les différents acteurs locaux (parents, autorités, institutions) etc.

Planning

• Conseiller et obtenir l'approbation des clients internes pour les modifications apportées aux demandes initiales.
• Faciliter entre toutes les parties la résolution rapide des problèmes susceptibles d'affecter la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.
• Identifier des sources d'approvisionnement alternatives pour les matériaux/services non couverts par contrat.
• Collaborer avec la logistique pour garantir la livraison et la réception sécurisées des matériaux commandés.
• Résoudre les conflits liés aux livraisons et aux fournisseurs.

Strategic Sourcing

• Exécuter le processus d'évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs conformément aux directives établies pour les catégories assignées.
• Gérer le processus RFQ/RFP (Appel d'offres/Demande de proposition), y compris les bases de référence et les méthodologies d'enquête de prix, selon le cadre approuvé pour les catégories assignées.
• Diriger les négociations pour les catégories assignées.
• Superviser les événements d'approvisionnement dans les bureaux de terrain et les travaux d'assistance liés à l'approvisionnement.
• Préparer les documents de soumission pour le Comité des Marchés afin de garantir leur exhaustivité et permettre un processus décisionnel éclairé.
• Faciliter les réunions du Comité des Achats et veiller à ce qu'une documentation appropriée soit maintenue.

Contract Management and Supplier Relations

• Remplir avec précision le formulaire de gestion des données maîtresses (ou registre des contrats/fournisseurs).
• Surveiller et finaliser la clôture, le renouvellement ou la remise en appel d'offres des contrats, selon ce qui est approprié pour les catégories assignées.
• Sœassurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance sont bien compris par les fournisseurs.
• Identifier et résoudre ou escalader les problèmes liés aux contrats, tant en interne quœen externe.
• Analyser la performance des fournisseurs sur la base des retours dœinformation des clients et dœautres sources, et coordonner avec les fournisseurs pour des améliorations.

Purchase Execution

• Recevoir les demandes dœachat entrantes (en attente dœaction de lœacheteur), vérifier que les spécifications sont claires, organiser un événement dœapprovisionnement si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettre à jour la demande dœachat (PR) avec les informations réelles du fournisseur et soumettre la PR pour approbation.
• Suivre les politiques et directives dœapprovisionnement pour les décisions dœattribution aux fournisseurs dans le cadre du seuil applicable.
• Gérer les demandes de modification des commandes dœachat (PO) en coordination avec les demandeurs, les responsables budgétaires et les fournisseurs.
• Consolider tous les documents nécessaires pour présentation à la finance afin dœassurer un paiement rapide des fournisseurs pour les matériaux et services livrés.

Data Management, Analysis and Reporting

• Collecter et analyser les données à lœéchelle de lœorganisation pour soutenir la prise de décision.
• Fournir un soutien dans la conception des indicateurs métier pour surveiller la performance de la chaîne dœapprovisionnement (SCM) et alerter la direction en cas de non-respect des seuils de performance.
• Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités dœapprovisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs.
• Préparer un rapport récapitulatif des réponses des fournisseurs aux appels dœoffres pour les réunions de décision dœattribution du Comité des Marchés.
• Suivre et analyser la performance des achats et les économies réalisées par rapport aux objectifs établis.

Processes, Procedures and Policies

• Défendre et promouvoir les pratiques organisationnelles de protection et participation de lœenfant, rapporter les cas dœabus faits par des membres du personnel ou dœautres personnes, assurer une prise en charge adéquate des enfants, surtout des enfants vulnérables, par les différents acteurs locaux (parents, autorités, institutions) etc.
• Effectuer toutes les tâches liées aux achats conformément aux politiques, processus et directives dœapprovisionnement approuvés.
• Conseiller la direction sur tout défi, risque ou directive impraticable.
• Recueillir les retours dœinformation des clients concernant les politiques, processus et directives, et en faire rapport à la direction nationale pour des améliorations ou des modifications.
• Examiner avec les partenaires/sous-bénéficiaires leurs politiques et procédures de gestion de la chaîne dœapprovisionnement (SCM), identifier les éventuels écarts, les documenter dans des rapports dœévaluation et les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

Development and Implementation of Systems

• Collecter et compiler des données utiles pouvant être utilisées pour améliorer les systèmes établis et communiquer ces informations au superviseur direct.

Control and Compliance

• Effectuer la pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et maintenir les dossiers à jour.
• Participer à lœélaboration dœoutils dœidentification et dœévaluation des risques, de registres et dœautres outils, ainsi quœà lœévaluation des risques liés à la chaîne dœapprovisionnement (SCM) et aux contrats pour les achats de biens, travaux ou services.
• Maintenir un classement et une tenue de dossiers appropriés conformément aux directives établies par la direction.
• Coordonner avec les demandeurs pour clôturer les commandes dœachat (PO) ouvertes en temps opportun.
• Mettre en œuvre les recommandations dœaudit convenues dans le processus dœachat selon les orientations fournies par le chef de département (HoD).
• Participer au processus dœexamen des systèmes de contrôle interne des partenaires/sous-bénéficiaires dans le processus dœachat pour identifier les éventuels écarts, les documenter dans des rapports dœévaluation et les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.
• Suivre périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et informer la direction de toutes les parties concernées.

Leadership and Coaching

• Gérer la performance des collaborateurs directs grâce à des évaluations de performance, des échanges fréquents et dœautres méthodes appropriées. Faire preuve de courage en fournissant du coaching ou des retours dœinformation pour une amélioration continue des performances.
• Assurer que tous les membres de lœéquipe de la chaîne dœapprovisionnement comprennent les politiques, processus et systèmes dœachat.
• Planifier et coordonner les réunions départementales pour examiner lœétat dœavancement des tâches et informer lœéquipe de direction senior des progrès des fonctions du département.

Training and Capacity Building

• Coordonner, participer à et/ou former le personnel de la chaîne dœapprovisionnement et dœautres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes dœachat de WVI.
• Effectuer lœévaluation des capacités et élaborer des plans de renforcement des capacités pour les partenaires/sous-bénéficiaires conformément au cadre/directives établis.
• Former les partenaires/sous-bénéficiaires sur la base du plan de renforcement des capacités approuvé, suivre les progrès. Coordonner avec les parties prenantes internes pour suivre les progrès et soumettre des rapports dœavancement à la direction.

Qualifications / Competences / Aptitudes / Experience Required

• Licence en administration des affaires, achats ou diplôme similaire,
• Au moins 3 ans dœexpérience dans les achats ou la chaîne dœapprovisionnement
• Expertise/expérience démontrée en gestion de la chaîne dœapprovisionnement
• Bonne maitrise de lœanglais serait un plus

Preferred

• Licence en Supply Chain Management ou en gestion des achats et de la logistique
• Au moins 2 ans dœexpérience dans une fonction similaire de préférence dans une ONG

Environment and Working Conditions

Work environment: Basé au bureau de Dakar avec des déplacements frequents sur le terrain

Voyage: 10% National/International.

Communication téléphonique: 15%

Date limite de dépôt des candidatures, le 23 Octobre 2026